Договор, который неделю ходил по почте
Менеджер закрыл сделку в пятницу. Договор он собирает из прошлогоднего файла: меняет название клиента, забывает поправить реквизиты, отправляет юристу письмом. Юрист в отпуске. Финансист видит договор только тогда, когда клиент уже спрашивает счёт. Через неделю никто не помнит, какая версия последняя и кто её одобрил.
DOCUS убирает эту беготню. Договор собирается по шаблону за три шага, данные подставляются из сделки и учёта, маршрут согласования запускается сам, а каждый участник получает кнопку там, где он и так сидит. Видно, у кого документ сейчас и сколько он там лежит.
Как DOCUS работает вместе с другими сервисами
Документооборот в PRANUS — не отдельная программа, которую нужно связывать интеграциями. Он видит тех же людей, клиентов и деньги, что и остальная система.
- Из сделки — в договор. Когда сделка в CRM-системе доходит до нужного этапа, появляется заявка «подготовить договор». Контрагент, сумма и позиции уже на месте.
- Согласование там, где идёт работа. Кнопки согласования приходят в корпоративный мессенджер. У документа есть своя комната для обсуждения.
- Маршруты по должностям. Роли «юрист» и «руководитель отдела» берутся из оргструктуры. Человек ушёл — маршрут не ломается, документ уходит его преемнику.
- Учёт без повторного ввода. Реквизиты и счета берутся из бухгалтерии, подписанный документ попадает в учёт.
- Регламент становится знанием. Кнопкой «опубликовать в базу знаний» документ уходит в память компании. После этого ИИ-сотрудники и личный ассистент отвечают по нему со ссылкой на пункт.
- Кадровые документы. Приказы, трудовые договоры и инструкции готовятся по праву страны вместе с кадровым модулем.
Что делает ИИ
ИИ в DOCUS работает на подготовке документа, а решение остаётся за человеком.
- Сочиняет шаблон по описанию или правит его по просьбе: «добавь пункт о штрафе за просрочку».
- Помогает разметить поля в загруженном договоре, чтобы шаблон заработал сразу.
- Находит, кому отправить регламент на ознакомление: круг адресатов считается по оргструктуре.
- Готовит КП из строк каталога и данных сделки.
Подпись, согласование и вступление в силу ИИ не делает за людей. Подписанное нельзя тихо поменять: документ хранится неизменным, его отпечаток проверяется.
Регламенты, которые действительно читают
Внутренние документы — отдельная боль. Регламент лежит в общей папке, о новой редакции знают трое, а спросить «вы ознакомились?» не с чем.
В DOCUS регламент проходит согласование этапами, вступает в силу с определённой даты, а прежняя редакция автоматически теряет силу. Ознакомление фиксируется с отпечатком именно этой редакции, поэтому подменить его задним числом нельзя. Список тех, кто должен прочитать, строится по отделам и должностям, а не составляется вручную.
Работа с контрагентом и подпись
Договор редко подписывают без правок. В DOCUS внешняя сторона получает персональную ссылку с кодом, открывает документ и вносит правки в Word. Они возвращаются настоящими исправлениями: видно, что именно поменял контрагент, и каждую правку можно принять или отклонить.
Когда текст согласован, документ уходит на подпись через вашего оператора ЭДО. В Узбекистане это Didox и E-IMZO: контрагент проверяется по ИНН, подписывать можно пачкой и по доверенности. Подписанный документ попадает в неизменное хранилище со своим сроком хранения и защищённой корзиной.
Как внедряется
Агент внедрения спрашивает, какие документы у вас в ходу, и просит прислать образцы в Word. Он размечает шаблоны, собирает пробный договор и настраивает маршруты согласования по вашей оргструктуре — каждое изменение показывает карточкой и применяет после вашего «да». Подробно о том, как это устроено, — на странице внедрения за 14 дней.
Для кого
- Юристы — шаблоны, правки контрагента настоящими исправлениями, неизменное хранение.
- Отдел продаж — КП и договор из сделки за минуты, ссылка клиенту без входа.
- HR — кадровые приказы и ознакомление с регламентами по оргструктуре.
- Руководитель — видно, где застрял документ и кто его держит.
Если документы живут в почте, мессенджерах и папках с названиями «договор_финал_2», запишитесь на демо — покажем путь от сделки до подписанного договора на вашем примере.