Le contrat qui a dormi une semaine dans une boîte mail
Un commercial conclut une affaire le vendredi. Il prépare le contrat à partir du fichier de l’an dernier, change le nom du client, oublie les coordonnées bancaires et l’envoie par e-mail au juridique. Le juriste est absent. La finance le découvre quand le client réclame sa facture. Une semaine plus tard, personne ne sait quelle version est la bonne ni qui l’a validée.
DOCUS supprime ce manège. Le contrat se monte à partir d’un modèle en trois étapes, les données arrivent de l’affaire et de la comptabilité, le circuit de validation démarre tout seul et chaque validateur reçoit un bouton là où il travaille déjà. À tout moment, vous voyez qui a le document en main et depuis combien de temps.
Comment DOCUS travaille avec le reste de PRANUS
DOCUS n’est pas un outil à part qu’il faut brancher par des intégrations. Il voit les mêmes personnes, les mêmes clients et les mêmes chiffres que le reste du système.
- De l’affaire au contrat. Quand une affaire du logiciel CRM atteint la bonne étape, une demande « préparer le contrat » apparaît avec le client, le montant et les lignes déjà renseignés.
- Les validations là où se fait le travail. Les boutons de validation arrivent dans la messagerie d’entreprise, et chaque document a son propre fil de discussion.
- Des circuits par rôle. « Juridique » et « chef de service » viennent de l’organigramme. Quand quelqu’un s’en va, le circuit fonctionne toujours et le document part chez son remplaçant.
- La finance sans ressaisie. Coordonnées bancaires et factures viennent de la finance et la comptabilité, et les documents signés y retournent.
- Les procédures deviennent le savoir de l’entreprise. Un clic publie un document dans la base de connaissances, et les employés IA répondent aux questions avec un lien vers l’article exact.
Ce que fait l’IA
L’IA se charge de la préparation. Les décisions restent aux personnes.
- Rédige un modèle à partir d’une description, ou le modifie sur demande : « ajoute une clause de pénalités de retard ».
- Aide à repérer les champs d’un contrat importé pour que le modèle fonctionne tout de suite.
- Détermine qui doit prendre connaissance d’une nouvelle procédure, selon les services et les postes.
- Prépare un devis à partir du catalogue et des données de l’affaire.
Signer, approuver et mettre un document en vigueur restent l’affaire des personnes. Une fois signé, un document ne peut pas être modifié en douce : il est archivé de façon immuable et son empreinte est vérifiée.
Des procédures avec une vraie traçabilité
Les procédures internes sont un casse-tête à part. Le règlement dort dans un dossier partagé, trois personnes connaissent la nouvelle version, et rien ne dit qui a lu quoi.
Dans DOCUS, une procédure passe par une validation par étapes, entre en vigueur à une date fixée, et la version précédente est retirée automatiquement. Chaque accusé de lecture est lié à l’empreinte de cette version précise, il ne peut donc pas être antidaté. La liste des personnes concernées est tirée de votre organisation, et non d’un tableur tenu à la main.
Pour commencer
L’agent de mise en place vous demande quels documents vous utilisez et réclame des exemples au format Word. Il balise les modèles, génère un contrat de test et définit les circuits de validation d’après votre organigramme. Chaque changement apparaît sous forme de plan et ne s’applique qu’après votre accord. Découvrez comment se déroule la mise en place en deux semaines.
Pour qui
- Les juristes — modèles, corrections du cocontractant en modifications suivies, archivage immuable.
- Les commerciaux — devis et contrat directement depuis l’affaire, partagés par lien.
- Les RH — décisions et accusés de lecture des procédures, acheminés selon l’organisation.
- La direction — une vue claire de l’endroit où chaque document est bloqué, et pourquoi.
Si vos contrats vivent dans des fils d’e-mails et des dossiers remplis de fichiers « final_v2 », demandez une démo : nous suivrons ensemble une vraie affaire, du devis au contrat signé.