El contrato que pasó una semana en una bandeja de correo
Un vendedor cierra una negociación el viernes. Arma el contrato con el archivo del año pasado, cambia el nombre del cliente, olvida los datos bancarios y lo envía por correo al área legal. Legal no está. Finanzas se entera cuando el cliente pide la factura. Una semana después nadie sabe cuál es la versión final ni quién la aprobó.
DOCUS rompe ese círculo. El contrato se arma desde una plantilla en tres pasos, los datos llegan solos desde la negociación y la contabilidad, la ruta de aprobación arranca sola y cada aprobador recibe un botón donde ya trabaja. En cualquier momento puede ver quién tiene el documento y cuánto tiempo lleva ahí.
Cómo trabaja DOCUS con el resto de PRANUS
DOCUS no es una herramienta aparte que haya que conectar con integraciones. Ve a las mismas personas, los mismos clientes y el mismo dinero que el resto del sistema.
- De la negociación al contrato. Cuando una negociación en el CRM llega a la etapa adecuada, aparece una solicitud «preparar contrato» con el cliente, el importe y las partidas ya completados.
- Aprobaciones donde ocurre el trabajo. Los botones de aprobación llegan a la mensajería del equipo, y cada documento tiene su propia sala de discusión.
- Rutas por rol. «Legal» y «jefe de departamento» salen del organigrama. Si alguien deja la empresa, la ruta sigue funcionando y el documento pasa a su reemplazo.
- Finanzas sin doble captura. Los datos bancarios y las facturas vienen de finanzas y contabilidad, y los documentos firmados vuelven a los libros.
- Las políticas se convierten en conocimiento. Con un clic, un documento se publica en la base de conocimiento, y los empleados de IA responden con un enlace a la cláusula exacta.
Qué hace la IA
La IA se encarga de la preparación. Las decisiones las toman las personas.
- Redacta una plantilla a partir de una descripción o la modifica a pedido: «añade una cláusula de penalización por pago tardío».
- Ayuda a marcar los campos de un contrato subido para que la plantilla funcione de inmediato.
- Determina quién debe confirmar la lectura de una nueva política según departamentos y cargos.
- Arma una cotización con productos del catálogo y datos de la negociación.
Firmar, aprobar y poner en vigor un documento sigue en manos de las personas. Una vez firmado, el documento no puede cambiarse en silencio: se guarda de forma inmutable y se verifica su huella digital.
Políticas internas con un registro de verdad
Las políticas internas son otro dolor de cabeza. El reglamento está en una carpeta compartida, tres personas conocen la nueva versión y no queda constancia de quién leyó qué.
En DOCUS, una política pasa por una aprobación por etapas, entra en vigor en una fecha fijada y la versión anterior se retira automáticamente. Cada confirmación de lectura queda ligada a la huella digital de esa versión exacta, de modo que no se puede antedatar. La lista de quién debe leerla se arma desde la estructura de la empresa, no desde una hoja de cálculo hecha a mano.
Cómo empezar
El agente de implementación pregunta qué documentos usa y le pide ejemplos en Word. Marca las plantillas, genera un contrato de prueba y define las rutas de aprobación según su organigrama. Cada cambio aparece como una tarjeta de plan y se aplica solo cuando usted dice que sí. Vea cómo funciona la implementación en 14 días.
Para quién es
- Equipos legales: plantillas, revisiones de la contraparte como control de cambios, almacenamiento inmutable.
- Ventas: cotización y contrato directamente desde la negociación, compartidos por enlace.
- Recursos humanos: órdenes de personal y confirmaciones de políticas enrutadas según la estructura.
- Dirección: una vista clara de dónde está detenido cada documento y por qué.
Si sus contratos viven en hilos de correo y carpetas llenas de archivos «final_v2», solicite una demo y recorreremos con usted una negociación real, de la cotización al contrato firmado.