Личный ИИ-ассистент руководителя: 12 сценариев Assistentus

Половина восьмого утра. Вы везёте детей в школу, на светофоре вспоминаете три вещи: бухгалтерии нужна сверка к пятнице, поставщику надо перезвонить в четверг, а вчерашний договор так никто и не посмотрел. Раньше это означало либо рискнуть и написать три сообщения за рулём, либо держать всё в голове до офиса — и потерять одно из трёх по дороге.

Теперь вы говорите это вслух. Личный ИИ-ассистент руководителя Assistentus ставит задачу нужному человеку, записывает напоминание, кладёт договор в очередь на разбор и вечером спрашивает, что из этого сдвинулось. В этой статье — двенадцать сценариев одного обычного дня: что ассистент делает сам, где спрашивает разрешения и сколько времени это возвращает вам и вашей семье.

Чем Assistentus отличается от чат-бота

Обычный чат-бот знает только то, что вы ему написали. Assistentus — это одно окно ко всей компании. Он видит ваши задачи в системе управления задачами TASKUS, знает оргструктуру и кто кому подчиняется из TEAMUS, читает регламенты в базе знаний MEMUS, видит воронку в CRMUS и переписки с клиентами. При этом действует строго вашими правами: что вам нельзя открыть руками, то и ассистент не откроет.

Работает он там, где вам удобно: в браузере и в Telegram. Говорить можно голосом или текстом, история общая — начали разговор в машине, продолжили за компьютером.

Главное правило самостоятельности простое: своё ассистент делает сам, а всё, что касается других людей, денег или удаления, — только после вашего «да».

Утро: один план вместо десяти уведомлений

Сценарий 1. План на сегодня

Утром приходит одно сообщение, а не россыпь из трёх систем. В нём — ваш личный план на день, собранный из реальных задач: что горит, что просрочено, что ждёт вашего решения, что лежит у коллег и тормозит вас. Ассистент не сочиняет план «по общему списку» — он берёт ту же раскладку, которую вы видите в задачах, поэтому на экране и в разговоре ответ всегда один.

Каждое утреннее сообщение заканчивается вопросом: «Начнём с договора поставки или со сверки?» Ответ приходит в ту же переписку, и ассистент действует дальше.

Сценарий 2. Поручение голосом

«Поставь Анне сверку с поставщиком к пятнице, соисполнитель — Тимур». Ассистент сам находит Анну и Тимура в оргструктуре, проверяет, можете ли вы им поручать, и показывает карточку: кто ответственный, кто соисполнитель, какой срок, в каком списке. Вы нажимаете «Подтвердить».

Дальше важная деталь, ради которой мы переписали половину ассистента: после подтверждения он перечитывает созданную задачу и сверяет её с вашей просьбой. Не «готово» на словах, а «создано: ответственная Анна, соисполнитель Тимур, срок — пятница, список „Финансы“». Если в этом списке срок по правилам называет сам исполнитель, ассистент так и скажет: «Записал пятницу как „не позже“, точный срок назовёт Анна».

Если вы попросите невозможное — срок в прошлом или поручение человеку, которому вы поручать не можете, — ассистент переспросит до кнопки подтверждения, а не после.

День: как у нас дела

Сценарий 3. «Как у нас дела?»

Самый частый вопрос руководителя — и самый дорогой, если отвечать на него вручную. Ассистент собирает сводку из задач, команды, продаж, рабочего мессенджера и переписок с клиентами: что закрыто со вчера, где сделки застряли на этапе, какие отделы перегружены, на какие обращения клиентов никто не ответил.

Можно сузить: «как дела у отдела продаж за неделю», «что с проектом нового склада». Ответ — короткий текст с цифрами и ссылками, куда нажать, если хочется подробностей.

Сценарий 4. Работа ждёт вашей приёмки

Днём ассистент пишет только по делу. Например, когда коллега сдал работу и теперь ход за вами: «Тимур сдал сверку с отчётом и двумя файлами. Принять или вернуть с вопросом?» Узкое место в компаниях часто не у исполнителя, а у того, кто должен принять, — и именно сюда ассистент направляет ваше внимание. Подробнее о том, почему «кто отвечает» и «чей ход» — разные вопросы, мы писали в статье «Кто отвечает» и «чей ход».

Сценарий 5. Напоминания и календарь

«Напомни в четверг в десять позвонить поставщику», «перенеси встречу с юристом на после обеда», «что у меня завтра». Ассистент работает с общим календарём задач и встреч, поэтому напоминание не живёт в отдельной программе — оно рядом с задачами, которые к нему относятся. Время ассистент считает по вашему часовому поясу, а ночью молчит.

Сценарий 6. Платежи и долги

«Запиши, что мы должны типографии за листовки, оплатить до двадцатого», «кто нам должен с прошлого месяца?». Ассистент ведёт список платежей и долгов и напоминает о сроках. Если речь о движении денег или чужих данных, он ничего не делает молча: показывает, что собирается записать, и ждёт подтверждения. Финансовые вопросы он задаёт бухгалтерии с вашими правами — видите вы остатки, увидит и он, не видите — он скажет об этом прямо.

Сценарий 7. Память о людях и темах

«Что мы обещали этому клиенту на прошлой встрече?», «напомни, о чём договорились с подрядчиком по крыше». У ассистента есть память: досье на людей и темы и архив переписки с поиском. Он не придумывает, а находит, где это было сказано.

Есть и маленькая человеческая деталь: в оргструктуре можно завести личные клички коллег, которые видите только вы. Скажете «передай Большому, что отчёт нужен к обеду» — ассистент поймёт, о ком речь, но в задаче напишет настоящее имя.

Сценарий 8. Ответ по регламенту, а не по памяти

«Сколько дней отпуска положено после первого года?», «кто согласует закупку дороже порога?». Ассистент ищет ответ в базе знаний компании и показывает пункт документа, на который опирается. Если такого регламента нет, он так и говорит, а не сочиняет правдоподобный ответ. Почему это принципиально, рассказано в статье «ИИ, который умеет сказать „не знаю“».

Сценарий 9. Файлы, договоры, поиск в интернете

Прислали договор на двадцать страниц — ассистент коротко перескажет суть, вынесет сроки, суммы и пункты, на которые стоит обратить внимание. Нужна справка о новом законе или цене у конкурента — он поищет в интернете и даст источники. Итог можно сразу превратить в задачу или заметку.

Сценарий 10. Специалисты под рукой

Иногда вопрос требует другого взгляда: юридического, продажного, психологического, изобретательского. У ассистента есть команда специалистов, которых он зовёт сам, когда просьба про них. «Как мягко отказать давнему партнёру в скидке?» — разговор пойдёт с учётом переговорной практики. «Как выйти из тупика с поставками без новых затрат?» — подключится специалист по изобретательским задачам. Вы общаетесь с одним ассистентом, а он собирает ответ из нужных голосов.

Вечер и неделя: закрыть день и отпустить его

Сценарий 11. «Что закрыл, что переносим?»

Вечером ассистент задаёт один вопрос: что получилось сегодня и что переносим. Можно ответить одной фразой: «сверку закрыли, звонок поставщику — на завтра». Ассистент обновит план, перенесёт напоминание и больше не будет беспокоить до утра.

В этом сценарии — главный смысл ассистента. Ощущение «я что-то забыл» уходит не тогда, когда вы всё сделали, а когда всё незавершённое записано и у каждого дела есть следующий шаг. Тогда вечер можно отдать семье, а не прокручиванию списка в голове.

Сценарий 12. Ритм недели: понедельник и пятница

В понедельник ассистент предлагает раскладку недели: например, по два крупных дела в день с напоминаниями на утро. Он именно предлагает — раскладка ложится в ваш план только после «да, фиксируй». В пятницу приходят итоги недели, собранные из настоящих закрытых задач, а не пересказанные «по ощущениям»: что сделано, что сдвинулось, что висит дольше всего.

Где ассистент остановится и спросит

Доверие к помощнику строится на том, что он не делает лишнего. Вот правила, по которым работает Assistentus:

Что он делает сам	Что только после вашего «да»
Ваш личный план, заметки, напоминания	Задачи и поручения другим людям
Сводки, поиск, пересказ документов	Платежи и всё, что связано с деньгами
Вопросы специалистам	Удаление чего-либо
Вечерние вопросы и итоги	Изменение чужих задач

И ещё три правила против навязчивости: ассистент пишет только тем, кому его включили, молчит ночью по местному времени человека и не повторяет один и тот же повод дважды.

Как начать пользоваться

Ассистент появляется у каждого сотрудника вместе с системой — отдельно его ставить не нужно. Чтобы он сразу приносил пользу, нужны три вещи:

Оргструктура. Ассистент поручает задачи по ней, поэтому важно, чтобы люди и отделы были на своих местах. При внедрении PRANUS за 14 дней это делается в первые дни.
Задачи в одной системе. Чем больше работы живёт в TASKUS, тем точнее утренний план и вечерние итоги.
Регламенты в базе знаний. Тогда ответы «по правилам» будут со ссылками, а не «я не нашёл».

Начните с малого: неделю отвечайте на утренний и вечерний вопрос. Обычно этого хватает, чтобы перестать держать задачи в голове. Список приложений, где доступен ассистент, — на странице приложений PRANUS.

Время, которое возвращается

Ассистент не делает вашу работу за вас. Он снимает с вас то, что не требует вашего ума: переписать просьбу в задачу, вспомнить договорённость, собрать сводку, напомнить вовремя. Это десятки мелких действий в день, каждое по минуте-две, — и постоянный фоновый шум «не забыть бы».

Хотите посмотреть, как это выглядит на ваших задачах и вашей оргструктуре? Запишитесь на демонстрацию — покажем все двенадцать сценариев за полчаса.