Оргструктура, которая управляет правами, и ИИ-сотрудники на ней

Пятница, вечер. Из отдела продаж уходит менеджер — не со скандалом, просто нашёл другое место. В понедельник системный администратор садится закрывать доступы: CRM, почта, общий диск, мессенджер, бухгалтерия, где у менеджера был просмотр счетов, клиентский чат в Telegram. Половину он помнит, половину находит по жалобам через месяц. А задачи менеджера так и висят на его имени, и никто не знает, кому их отдать.

Так бывает, когда оргструктура — это картинка в презентации, а права живут отдельно в каждой программе. В PRANUS наоборот: оргструктура управляет правами. Человек стоит на месте в схеме, и из этого места система сама понимает, что ему можно в каждом сервисе. Убрали человека со схемы — доступ закрыт везде одним действием. А рядом с людьми на той же схеме стоят ИИ-сотрудники — со своим местом, связями и отчётом о том, что они сделали сегодня.

Оргструктура как живой холст

В TEAMUS оргструктура — это холст, на котором видно всю компанию: отделы и подотделы любой глубины, люди, вакансии и ИИ-сотрудники. Это не рисунок, который кто-то обновляет раз в год. Перетащили карточку сотрудника в другой отдел — система предлагает оформить перевод: событие, приказ, документы и сообщение в бухгалтерию.

Связи со смыслом

Обычная оргсхема знает только «кто кому подчиняется». Но работа в компании идёт и поперёк линий: юрист ставит задачи бухгалтерии, руководитель отдела качества принимает работу производства. Поэтому в TEAMUS шесть видов связей:

Связь	Что она даёт
Руководит	всё по линии: задачи, контроль, приёмка, видимость
Поручает задачи	ставить задачи человеку из другого отдела
Контролирует	быть контролёром и принимать работу не своего подчинённого
Взаимодействует	звать в задачу участником, «к кому идти с вопросом»
Замещает	на время отсутствия получать задачи и права отсутствующего
Консультирует	быть экспертом по теме для коллег и помощников

Эти связи читают другие сервисы. Система управления задачами TASKUS по ним решает, кому вы можете поручить задачу. Личный ассистент — к кому обратиться с вопросом. А заместитель на время отпуска руководителя получает его задачи и согласования, без ручной передачи паролей.

Права пакетами, а не по одному

Раздавать права каждому человеку в каждой программе — путь к хаосу. Через год никто не помнит, почему у стажёра есть доступ к выгрузке клиентской базы. В TEAMUS права раздаются пакетами на отдел.

Как это устроено

У каждого сервиса свои уровни доступа. Например, в CRM: наблюдатель, оператор, менеджер, администратор. Для отдела задаётся пакет: «продажи — менеджер в CRM, оператор в клиентских переписках, чтение базы знаний». Каждый, кто стоит в этом отделе, получает пакет автоматически. Поверх можно дать личный уровень конкретному человеку — и это будет видно отдельной строкой, а не растворится в общем списке.

Если человек работает в двух отделах, он получает больший из уровней по каждому сервису. Права сами расходятся в CRM, бухгалтерию BUHUS, переписки с клиентами CONNECTUS и базу знаний MEMUS.

Чтобы не начинать с чистого листа, есть 16 готовых архетипов отделов: продажи, бухгалтерия, склад, поддержка и другие — с типовыми пакетами прав. Их можно взять как есть и поправить под себя.

Защита от ошибок

Журнал. Видно, кто, когда и кому дал какой доступ.
Несовместимые обязанности. Система предупреждает, если один человек одновременно получает права, которые по хорошей практике должны быть у разных людей, — например, заводить платёж и сам же его утверждать.
Сверка. Если где-то состояние прав разошлось с оргструктурой, сверка возвращает его само.
Проверка структуры. Нельзя случайно сделать отдел подчинённым собственного подотдела — такие кольца в структуре проверяет логический движок LOGUS.

«Уволили один раз — доступ закрыт везде»

Вернёмся к пятничному увольнению. В PRANUS это одно кадровое событие в TEAMUS. Дальше система делает остальное сама:

права снимаются в CRM, переписках, базе знаний, бухгалтерии и мессенджере;
задачи человека возвращаются во входящие его отдела в TASKUS — руководитель видит их и раздаёт;
переписки с клиентами передаются коллеге — система спрашивает, кому;
ключи доступа ИИ-агентов, которые работали от имени человека, отзываются;
бухгалтерия получает событие для расчёта.

Никакого списка «что не забыть закрыть». Человек был заведён один раз — и закрыт он тоже один раз.

То же работает в обратную сторону. Приём на работу — тоже одно событие: место на схеме, пакет прав отдела, приглашение в систему, приказ и оклад в бухгалтерии. Всего в TEAMUS 16 кадровых событий — приём, перевод, повышение, отпуск, увольнение и другие. Каждое одним действием меняет структуру, выпускает нужные документы по праву страны работодателя и сообщает бухгалтерии.

История и должностные инструкции

Оргструктура в TEAMUS помнит прошлое. Можно открыть схему на любую прошлую дату и увидеть, кто где работал и кому подчинялся. Сотрудники при увольнении не удаляются физически: их история, приказы и документы остаются, просто человек больше не стоит на месте и не имеет доступов. Это важно и для проверок, и для простого вопроса «кто вёл этого клиента два года назад».

У каждого места на схеме может быть должностная инструкция. ИИ пишет её с учётом структуры компании: отдела, руководителя, коллег и связей. Готовая инструкция выпускается документом с требованием ознакомиться, так что новый человек на месте сразу понимает, что от него ждут и к кому идти с вопросами.

ИИ-сотрудники на оргсхеме

Когда в компании появляются ИИ-агенты, обычно они живут где-то сбоку: в отдельной программе, без понятного места в структуре. Никто не знает, кто за них отвечает, что им разрешено и чем они заняты. В PRANUS ИИ-сотрудники стоят на той же оргсхеме, что и люди.

Место, связи, отчёт

Место. ИИ-агент поддержки стоит в отделе поддержки, ИИ-продажник — в отделе продаж. Сразу видно, к какому отделу он относится и кто его руководитель.
Связи. У агента такие же связи, как у людей: кому он подчиняется, к кому идёт с вопросами, кому передаёт сложные случаи.
Отчёт. На карточке агента видно, что он делает сейчас и что сделал сегодня: сколько обращений разобрал, сколько вопросов передал людям.

Агенты выглядят на схеме иначе, чем люди, — их невозможно перепутать с сотрудниками. Настраиваются они в AGENTUS — пульте ИИ-сотрудников: там задаются роль, поведение, инструменты, бюджет и память. На оргсхеме — только размещение и связи. Один источник правды, без дублей.

Права агента — не больше, чем нужно

Доступ ИИ-агента определяется тем, к чему он подключён: какие каналы переписок он ведёт, по каким базам знаний отвечает, какими инструментами пользуется. Когда агент действует от имени человека, у него права этого человека — и не больше. Запись во внешние системы — только после «да» человека.

Особый случай — личный ассистент Assistentus. Он не стоит на схеме отдельным узлом: он привязан к конкретному сотруднику и работает только для него. Как агента собрать без программиста, мы рассказали в статье «ИИ-агент без программиста».

Карта активности: как компания работает на самом деле

Оргсхема показывает, как компания задумана. Карта активности — как она работает. На той же схеме можно включить слой, где стрелки показывают, кто кому реально поручает задачи. Толщина стрелки — число поручений, цвет — доля просрочек.

Часто здесь обнаруживаются сюрпризы. Руководитель отдела, через которого по схеме должно идти всё, на деле почти не ставит задач — всё раздаёт его заместитель. Или один сотрудник получает поручения из пяти отделов, и у него больше всего просрочек. Такие вещи не видно на картинке в презентации, но их видно на живой схеме.

С чего начать

Перестраивать права во всей компании разом не нужно. Порядок, который работает:

Нарисуйте структуру. Отделы, руководители, люди. Не идеальную, а ту, что есть на самом деле.
Возьмите архетипы. Для каждого отдела выберите готовый пакет прав и поправьте, где нужно.
Добавьте связи поперёк линий. Только там, где люди действительно работают через отделы.
Поставьте ИИ-сотрудников на их места, когда они появятся.

На внедрении PRANUS это делает агент внедрения: он задаёт вопросы, строит оргструктуру и отделы, раздаёт права пакетами и заводит сотрудников, а спорные вопросы уносит руководителю. Как на пустое место схемы найти человека — в статье о найме с ИИ-рекрутером.

Хотите увидеть, как ваша структура превратится в права во всех сервисах? Запишитесь на демонстрацию — нарисуем схему вашей компании вместе.